زیادہ تر ہوٹلوں کے پاس طریقۂ کار موجود ہوتے ہیں۔ لیکن بہت کم ہوٹلوں کے پاس ایسے طریقۂ کار ہوتے ہیں جو شفٹ پر ہونے والے کام کو بدل دیں۔ یہ خلا تقریباً ہمیشہ تحریر میں ہوتا ہے، ٹیم میں نہیں۔
یہ مراحل کے بجائے نتیجہ بیان کرتا ہے
“یقینی بنائیں کہ کمرہ مطلوبہ معیار پر پورا اترتا ہے” کوئی طریقۂ کار نہیں ہے۔ “باتھ روم کو اس ترتیب سے صاف کریں: آئینہ، بیسن، باتھ ٹب یا شاور، ٹوائلٹ آخر میں، پھر فرش” طریقۂ کار ہے۔ اگر کسی جملے پر عمل نہیں کیا جا سکتا تو اس کی جگہ کوالٹی اسٹینڈرڈ والے حصے میں ہے، طریقۂ کار میں نہیں۔
اس میں ایسکلیشن کا راستہ نہیں
ہر طریقۂ کار کو کبھی نہ کبھی ایسی صورتحال پیش آتی ہے جس کا اس میں اندازہ نہیں لگایا گیا تھا، اور عموماً بدترین وقت پر۔ جس طریقۂ کار میں ایسکلیشن کا واضح راستہ نہ ہو وہ ملازم کو خود کوئی راستہ گھڑنے پر مجبور کرتا ہے، اور یہی گھڑا ہوا راستہ واقعے کی رپورٹ تک لے جاتا ہے۔ واضح لکھیں کہ کس کو بلایا جائے، کس بات کے لیے، اور کتنی فوری ضرورت کے ساتھ۔
کوئی نہیں بتا سکتا کہ اس نے کون سا ورژن پڑھا
شیئرڈ فولڈر میں رکھا بغیر تاریخ کا طریقۂ کار ناقابلِ تصدیق ہوتا ہے۔ ہر طریقۂ کار کو ورژن نمبر، مصنف، منظوری دینے والا، نفاذ کی تاریخ اور جائزے کی تاریخ دیں، پچھلے ورژنز پڑھنے کے قابل رکھیں، اور لوگوں سے ہر نئے ورژن کی توثیق کرائیں۔ تب مینیجر آڈٹ کے دوران اس واحد سوال کا جواب دے سکتا ہے جو اہم ہے: نافذ ورژن کس کس نے پڑھا تھا۔
اسے کسی ایسے شخص نے لکھا جو یہ کام نہیں کرتا
دفتر میں لکھ کر شعبے کے حوالے کیا گیا طریقۂ کار عموماً کوئی ایسا مرحلہ چھوڑ دیتا ہے جسے شعبہ نظر انداز نہیں کر سکتا۔ مسودہ ان لوگوں کے ساتھ مل کر لکھیں جو یہ کام انجام دیتے ہیں، ایک بار ان کے ساتھ اس پر عمل کر کے دیکھیں، اور پہلی ناکامی کے بعد کے بجائے شائع کرنے سے پہلے اسے درست کریں۔
شائع کرنے سے پہلے ایک ٹیسٹ
مسودہ کسی ایسے شخص کو دیں جس نے یہ کام کبھی نہیں کیا اور اس سے کہیں کہ بالکل اسی کے مطابق عمل کرے۔ اس کا ہر سوال ایک چھوٹا ہوا مرحلہ ہے۔
SOP Hotel Operations Quality