বেশিরভাগ হোটেলের প্রসিডিউর আছে। কিন্তু এমন প্রসিডিউর অনেক কম, যা শিফটে যা ঘটে তা বদলে দেয়। ফাঁকটা প্রায় সবসময় লেখায়, টিমে নয়।
এটি ধাপের বদলে ফলাফল বর্ণনা করে
"নিশ্চিত করুন যে রুমটি প্রয়োজনীয় স্ট্যান্ডার্ড পূরণ করে" কোনো প্রসিডিউর নয়। "বাথরুম এই ক্রমে পরিষ্কার করুন: আয়না, বেসিন, বাথটাব বা শাওয়ার, টয়লেট সবশেষে, তারপর মেঝে" একটি প্রসিডিউর। কোনো বাক্য যদি সম্পাদন করা না যায়, তবে তা প্রসিডিউরে নয়, কোয়ালিটি স্ট্যান্ডার্ড অংশে থাকার কথা।
এতে কোনো এসকেলেশন রুট নেই
প্রতিটি প্রসিডিউর এমন পরিস্থিতির মুখোমুখি হয় যা আগে ভাবা হয়নি, সাধারণত সবচেয়ে খারাপ সময়ে। নির্দিষ্ট এসকেলেশন রুট ছাড়া প্রসিডিউর কর্মীকে নিজেই একটি রুট বানাতে বাধ্য করে, আর সেই বানানো রুট থেকেই ইনসিডেন্ট রিপোর্ট তৈরি হয়। কাকে ডাকা হবে, কীসের জন্য এবং কত জরুরিভাবে, তা লিখে দিন।
কেউ বলতে পারে না তারা কোন সংস্করণ পড়েছে
শেয়ার্ড ফোল্ডারে তারিখহীন প্রসিডিউর যাচাই করা যায় না। প্রতিটি প্রসিডিউরকে একটি সংস্করণ নম্বর, লেখক, অনুমোদনকারী, কার্যকর তারিখ ও পর্যালোচনার তারিখ দিন, পূর্ববর্তী সংস্করণগুলো পড়ার উপযোগী রাখুন এবং প্রতিটি নতুন সংস্করণ স্বীকার করতে বলুন। তাহলে অডিটের সময় একমাত্র গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নের উত্তর একজন ম্যানেজার দিতে পারবেন: কার্যকর সংস্করণটি কে পড়েছিল।
এটি এমন কেউ লিখেছেন যিনি কাজটি করেন না
অফিসে লিখে একটি বিভাগের হাতে দেওয়া প্রসিডিউরে সাধারণত এমন একটি ধাপ বাদ থাকে যা বিভাগটি এড়াতে পারে না। যারা কাজটি করেন তাদের সাথে খসড়া লিখুন, একবার তাদের সাথে ধাপে ধাপে চালিয়ে দেখুন, এবং প্রথম ব্যর্থতার পরে নয়, প্রকাশের আগেই সংশোধন করুন।
প্রকাশের আগে একটি পরীক্ষা
খসড়াটি এমন কাউকে দিন যিনি কখনো কাজটি করেননি, এবং হুবহু মেনে চলতে বলুন। তাদের প্রতিটি প্রশ্নই একটি বাদ পড়া ধাপ।
SOP Hotel Operations Quality