نئے فرنٹ ڈیسک ایجنٹ کو پہلے دو ہفتوں میں ٹریننگ کیسے دیں

نئے فرنٹ ڈیسک ایجنٹ کو عموماً یا تو بہت جلد شفٹ پر لگا دیا جاتا ہے یا بہت دیر سے۔ بہت جلد ہو تو وہ معیار سیکھنے سے پہلے ہوٹل کی غلط عادتیں سیکھ لیتا ہے۔ بہت دیر سے ہو تو وہ دو ہفتے بغیر کسی ذمہ داری کے صرف ساتھ رہ کر دیکھتا ہے، جس سے بہت کم سیکھنے کو ملتا ہے۔ دو ہفتوں کی ایک طے شدہ ترتیب دونوں مسائل سے بچاتی ہے۔

پہلا اور دوسرا دن: ڈیسک نہیں، ہوٹل

ہنگامی راستے، جمع ہونے کی جگہ، ان کا مینیجر کون ہے، ان کا لاکر کہاں ہے، اور رپورٹنگ کا سلسلہ۔ فائر سیفٹی اور ہنگامی ردِعمل پہلے دن تفویض کیے جاتے ہیں اور ساتویں دن تک مکمل کرنا ہوتا ہے، کیونکہ جو ایجنٹ مہمان کو سیڑھیوں تک راستہ نہیں دکھا سکتا وہ خطرہ ہے، چاہے وہ چیک اِن کتنا ہی اچھا کرتا ہو۔

تیسرے سے پانچویں دن: ترتیب

فرنٹ آفس کی بنیادی باتیں، ٹیلیفون کے آداب، پھر چیک اِن اور چیک آؤٹ الگ الگ کورسز کے طور پر۔ ایجنٹ آمد کی ایک پوری لہر اور روانگی کی ایک پوری لہر کے دوران ساتھ رہتا ہے، اور صرف دیکھنے کے بجائے ایک تجربہ کار ایجنٹ کے ساتھ مل کر چیک لسٹ پر عمل کرتا ہے۔

چھٹے سے آٹھویں دن: سسٹم اور ریکارڈ

پراپرٹی مینجمنٹ سسٹم کی ٹریننگ، مہمان کی رجسٹریشن اور مہمان کی رازداری۔ رازداری کوئی ضمنی موضوع نہیں: کمرہ نمبر کے بارے میں احتیاط، کالر کو کیا بتایا جا سکتا ہے، اور شناختی دستاویزات کو کیسے سنبھالا جاتا ہے، یہ سب ایجنٹ کو سسٹم تک بغیر نگرانی کی رسائی ملنے سے پہلے سیکھنا ہوتا ہے۔

نویں سے گیارہویں دن: نگرانی میں کام

ایجنٹ ڈیسک پر کام کرتا ہے جبکہ سپروائزر موجود ہوتا ہے لیکن ضرورت کے بغیر مداخلت نہیں کرتا۔ ہر غیر معمولی صورتحال، پہلا مشکل مہمان اور پہلی سسٹم خرابی ایک اور کورس سے زیادہ قیمتی ہوتی ہے۔

بارہویں سے چودھویں دن: اسیسمنٹ اور ذمہ داری سونپنا

اسیسمنٹس مکمل کریں، سپروائزر کے ساتھ چیک لسٹ کے نتائج کا جائزہ لیں، اور تصدیق کریں کہ لازمی ٹریننگ مکمل کے طور پر ریکارڈ ہو چکی ہے۔ بغیر نگرانی کی شفٹ پر بھیجنا ایک ایسا فیصلہ ہے جس کے ساتھ کسی کا نام جڑا ہوتا ہے اور جو ملازم کے ریکارڈ میں درج ہوتا ہے، یہ مفروضہ نہیں کہ کافی وقت گزر گیا ہے۔

اس کے بعد کیا

دوسرے مہینے میں کمروں کی الاٹمنٹ، شکایات سے نمٹنا اور اپ سیلنگ، اور نائٹ آڈٹ صرف اس وقت جب دن کی ترتیب خودکار ہو جائے۔

Front Office Onboarding Hotel Training